Como montar um coworking é uma pergunta que recebemos aqui em nosso blog quase toda semana.
E para atender a essa turma que nos prestigia e está sempre nos acompanhando, criamos um Guia completo de como montar um coworking.
Esperamos que goste! :))
Parte 1: Planejamento de um Espaço de Coworking
Parte 2: Estratégias de Marketing para um Espaço de Coworking
Parte 3: Operações Diárias e Gestão Eficiente do Coworking
Parte 4: Estratégias de Comercialização e Crescimento Sustentável
Parte 5: Manutenção da Infraestrutura e Gestão de Recursos
Parte 6: Dicas Finais e Conclusão
Parte 1: Planejamento de um Espaço de Coworking
Ao iniciar um negócio de coworking, é crucial desenvolver um plano abrangente que leve em consideração diversos fatores.
E muitos destes fatores cobriremos aqui neste artigo, onde debruçamos sobre o tema no intuito de trazer o máximo de informação para você.
Sendo assim, seguem algumas etapas essenciais para ajudá-lo a iniciar o processo de planejamento. Vamos nessa? Tenho certeza que você não vai errar!
1. Análise de Mercado e Identificação de Nicho
Antes de tudo, é vital compreender a dinâmica do mercado de coworking e as necessidades específicas dos potenciais clientes para um coworking.
Conduza pesquisas detalhadas para identificar a demanda por espaços de trabalho flexíveis, para locação de salas de reunião e treinamento e até mesmo para salas comerciais.
Busque também pelo perfil demográfico dos profissionais independentes e das startups, e quaisquer lacunas que possam ser preenchidas com o seu empreendimento.
Empresários autônomos e pequenas e médias empresas também buscam por soluções dos escritórios compartilhados.
Após a pandemia, grandes empresas também estão buscando coworkings, ok? Fica com essa dica ai! 🙂
2. Localização Estratégica
A escolha de uma localização estratégica é fundamental para o sucesso do seu espaço de coworking.
Procure áreas com fácil acesso ao transporte público, metrô, comodidades locais, e se possível, uma comunidade empresarial vibrante. Coworking é conexão.
Além disso, considere a acessibilidade para membros potenciais e a presença de concorrentes na região.
3. Análise de Viabilidade Financeira
Antes de dar os primeiros passos, realize uma análise detalhada da viabilidade financeira do seu projeto de coworking.
Isso inclui estimativas de custos iniciais, projeções de receita com base na ocupação esperada e no modelo de preços, bem como uma avaliação realista do retorno do investimento ao longo do tempo.
4. Design do Espaço e Layout Funcional
O design e layout do espaço de coworking desempenham um papel essencial na atração e retenção de membros.
Crie um ambiente inspirador e funcional, com áreas de trabalho colaborativo, espaços de reunião privados e áreas comuns bem equipadas.
Considere a ergonomia, a iluminação adequada e uma estética atraente que promova a produtividade e o bem-estar dos usuários.
Não deixe de escolher um mobiliário corporativo de qualidade, pois irá impactar diretamente na produtividade e bem estar de seus coworkers.
5. Políticas e Serviços Oferecidos
Estabeleça políticas claras para o uso do espaço de trabalho, incluindo termos de assinatura, regulamentos de convivência, melhores práticas e diretrizes de uso de recursos.
Além disso, ofereça serviços adicionais que agreguem valor aos clientes, como internet de alta velocidade, salas de conferência equipadas, serviços de impressão e digitalização, café e áreas de relaxamento e descompressão.
6. Abertura Da Empresa e Enquadramento
O processo de abertura de uma empresa que irá fornecer os serviço de coworking é exatamente o mesmo para as demais.
Decida o enquadramento, busque um apoio contábil e fiscal para fazer a coisa certa.
Como o serviço de coworking é relativamente novo, muitas dúvidas com relação ao CNAE surgem e aqui já informamos que você poderá usar perfeitamente o CNAE: 8211-3/00.
Através deste CNAE, seu coworking estará enquadrado adequadamente na Classificação Nacional das Atividades Econômicas.
Ao seguir essas etapas iniciais de planejamento, você estará no caminho certo para montar um coworking bem-sucedido.
Na próxima parte, abordaremos estratégias de marketing eficazes para atrair e reter membros.
Fica com a gente! Arrasta pra baixo!
Parte 2: Estratégias de Marketing para um Espaço de Coworking
Uma vez que o planejamento inicial esteja no lugar, é essencial implementar estratégias de marketing eficazes para atrair potenciais coworkers e construir uma base sólida para o seu espaço de coworking.
Aqui estão algumas estratégias de marketing que podem ajudar a impulsionar a conscientização e o envolvimento.
1. Desenvolvimento de uma Marca Atraente
Comece definindo uma identidade de marca clara e atraente para o seu espaço de coworking.
Isso inclui a criação de um logotipo, o desenvolvimento de uma narrativa convincente e a definição de valores que ressoem com o seu público-alvo.
Garanta que sua marca se destaque pela sua proposta única de valor e pelo ambiente acolhedor que oferece.
E por favor, não esqueça de registrar sua marca no INPI, ok?
Se não sabe como fazer, entre em contato com a gente! Temos um parceiro para te ajudar com isso.
Afinal, somos o centro das conexões, esqueceu? rs!
2. Website e SEO
Invista na criação de um site profissional que reflita seu ambiente de coworking, sua marca e forneça informações abrangentes sobre os serviços oferecidos.
Certifique-se de otimizar o site com as palavras-chave relevantes, garantindo uma melhor classificação nos resultados de pesquisa do Google.
Isso inclui a criação de conteúdo único, autoral, como blogs e guias relacionados ao coworking, para atrair tráfego orgânico e estabelecer sua autoridade no setor.
3. Estratégias de Mídia Social
Utilize as plataformas de mídia social de maneira eficaz para alcançar potenciais membros e criar uma comunidade em torno do seu coworking.
Desenvolva uma estratégia de conteúdo envolvente que destaque os benefícios de trabalhar no seu espaço e promova eventos, promoções e depoimentos de coworkers satisfeitos.
Use anúncios segmentados para alcançar públicos específicos e estabelecer conexões significativas.
4. Parcerias Locais e Eventos de Networking
Estabeleça parcerias com empresas locais, instituições acadêmicas e organizações profissionais para promover o seu espaço de coworking.
Organize eventos de networking, workshops e palestras que atraiam profissionais e empreendedores da região.
Isso não apenas aumentará a visibilidade da sua marca, mas também ajudará a criar uma rede e a fortalecer sua posição como um centro de inovação e colaboração.
5. Estratégias de Indicação e Programas de Recompensa
Implemente programas de indicação para encorajar seus clientes atuais a promover seu espaço de coworking para sua rede.
Ofereça recompensas atraentes, como descontos nas mensalidades ou benefícios exclusivos, para incentivar o boca a boca e a lealdade à marca.
Ao adotar essas estratégias de marketing, você estará mais bem posicionado para estabelecer uma presença sólida no mercado e atrair uma base diversificada de membros para o seu ambiente de coworking.
Numa primeira leitura nos itens acima, parece muito óbvia as estratégias, não é mesmo?
Porém são relevantes e aplicá-las leva tempo, muito trabalho e dedicação. Não “dê de ombros” para elas!
Parte 3: Operações Diárias e Gestão Eficiente do Coworking
A gestão eficaz das operações garante o bom funcionamento do seu espaço de coworking.
Seguem algumas práticas recomendadas que irão ajudar a otimizar as operações e proporcionar uma experiência positiva para os seus clientes.
1. Sistemas de Reservas e Gestão de Espaço
Implemente sistemas de reservas fáceis de usar para permitir que os membros reservem espaços de trabalho de acordo com suas necessidades.
Utilize software de gestão de espaço que facilite a organização e a alocação eficiente de áreas de trabalho, salas de reunião e outros recursos compartilhados.
Se julgar necessário, comece mesmo pelo Excel para ajudar no controle da operação, mas existem muitas ferramentas no mercado. Vale a pesquisa!
Garanta a transparência e a flexibilidade nos processos de reserva para aumentar a satisfação do cliente.
2. Manutenção e Limpeza Regular
Mantenha um programa de manutenção e limpeza regular para garantir que o espaço de coworking esteja sempre em condições impecáveis.
Isso inclui a manutenção de equipamentos, a verificação da conectividade da internet, a limpeza de áreas comuns e a garantia de que as instalações sanitárias estejam sempre higienizadas.
Um ambiente limpo e bem conservado contribui para uma experiência positiva e a satisfação dos membros.
Observe sempre as manutenções regulares dos equipamentos de ar condicionado. É vital o bom funcionamento, inclusive para o seu bolso! 🙂
3. Serviço ao Cliente e Comunidade
Priorize o serviço ao cliente e crie uma comunidade acolhedora e colaborativa no seu espaço de coworking.
Esteja disponível para resolver quaisquer problemas ou preocupações que os membros possam ter e incentive a interação entre os membros para promover uma cultura de colaboração e networking.
Realize eventos regulares e atividades sociais para fortalecer os laços entre os membros e criar um senso de pertencimento.
4. Atualização de Tecnologia e Infraestrutura
Mantenha-se atualizado com as últimas tendências tecnológicas e atualize regularmente a infraestrutura de TI do seu espaço de coworking.
Garanta a disponibilidade de internet de alta velocidade e equipamentos de última geração para atender às necessidades tecnológicas em constante evolução dos seus membros.
Isso ajudará a manter seu espaço competitivo e atrativo para profissionais e empresas em busca de um ambiente de trabalho moderno e eficiente.
Atente-se a segurança da informação e LGPD também.
5. Avaliação Contínua e Feedback dos Membros
Realize avaliações regulares e colete feedback dos seus clientes para identificar áreas de melhoria e oportunidades de crescimento.
Use as informações coletadas para implementar melhorias significativas e ajustar sua oferta de acordo com as necessidades e preferências da comunidade do coworking.
Demonstre um compromisso contínuo com a excelência operacional e aprimore constantemente a experiência do cliente.
Ao seguir essas práticas, você estará em uma posição melhor para administrar com eficiência as operações do seu espaço de coworking e manter a satisfação dos membros em longo prazo.
Parte 4: Estratégias de Comercialização e Crescimento Sustentável
Para garantir o crescimento sustentável do seu espaço de coworking, é importante adotar estratégias de comercialização eficazes e estar atento às oportunidades de expansão.
Aqui estão algumas dicas para impulsionar o seu negócio e promover o crescimento contínuo.
1. Planos de Associação Flexíveis e Atraentes
Ofereça uma variedade de planos de associação flexíveis e atraentes que atendam às diversas necessidades e orçamentos do leads.
Isso pode incluir planos de assinatura mensal, pacotes de uso por hora ou planos personalizados para empresas e equipes maiores.
Garanta transparência nos custos e benefícios para que os membros possam escolher o plano que melhor se adeque às suas necessidades.
Cuidado, pois não dá para atender a todas demandas, sendo assim, busque soluções que atendam dentro de uma forma que sua estrutura comporta.
Não caia na cilada de montar um plano para cada cliente. Você ficará perdido!
2. Serviços Oferecidos Pelo Coworking
Os espaços de coworking sempre estão em franca evolução e expansão.
Nesta gama de oportunidades, os coworking podem oferecer os serviços de:
Licença de uso do endereço fiscal para fins de abertura de empresas, escritório virtual, locação de salas de reunião e treinamento.
Um serviço que cresceu bastante nos últimos anos foi o de salas privativas, onde é oferecido aos clientes uma estrutura completa de escritório exclusiva para a empresa.
Alguns espaços também possuem estúdios de podcast e área para eventos maiores.
Observe que através destes serviços é possível gerar diversos outros negócios. O coworking proporciona muito isso!
3. Programas de Fidelidade e Benefícios Exclusivos
Crie programas de fidelidade que recompensem a participação contínua e a referência de novos membros.
Ofereça benefícios exclusivos, como acesso prioritário a eventos, descontos em serviços parceiros ou horas de uso gratuitas, para incentivar a lealdade e promover um senso de pertencimento à comunidade do coworking.
Isso não apenas aumentará a retenção de membros, mas também incentivará o crescimento por meio de indicações positivas.
4. Expansão e Diversificação de Serviços
Considere a possibilidade de expandir e diversificar os serviços oferecidos pelo seu espaço de coworking.
Isso pode incluir a introdução de programas de desenvolvimento profissional, liderança, serviços de gestão e consultoria empresarial, financeira, contábil e mais.
Esteja atento às demandas do mercado e adapte suas ofertas de serviços para se manter relevante e competitivo.
5. Parcerias Estratégicas e Colaborações
Estabeleça parcerias estratégicas com empresas locais e organizações relevantes para ampliar sua rede e oferecer benefícios adicionais aos seus membros.
Isso pode envolver acordos de parceria com provedores de serviços complementares, empresas de tecnologia ou instituições educacionais para fornecer acesso a recursos exclusivos e oportunidades de aprendizagem.
Essas parcerias não apenas agregam valor à sua oferta de serviços, mas também ampliam sua base de clientes em potencial.
6. Investimento em Marketing Digital e Publicidade
Aumente sua presença online por meio de estratégias de marketing digital bem elaboradas.
Isso inclui investir em publicidade paga, como anúncios do Google e campanhas de mídia social segmentadas, para ampliar o alcance do seu espaço de coworking e atrair coworkers.
Crie conteúdo relevante e envolvente que demonstre os benefícios e o valor exclusivo do seu coworking, destacando depoimentos positivos e casos de sucesso de membros satisfeitos.
Ao implementar essas estratégias de comercialização e focar no crescimento sustentável, você estará bem posicionado para expandir a presença e a influência do seu espaço de coworking no mercado.
5: Manutenção da Infraestrutura e Gestão de Recursos
A manutenção regular da infraestrutura e uma gestão eficaz dos recursos são fundamentais para garantir a operação contínua e eficiente do seu espaço de coworking.
Aqui estão algumas práticas recomendadas para ajudar a manter a qualidade do ambiente de trabalho e a maximizar a utilização dos recursos disponíveis.
1. Inspeções e Manutenção Preventiva
Realize inspeções regulares de todas as instalações, equipamentos e sistemas para identificar e resolver problemas potenciais antes que se tornem grandes obstáculos.
Estabeleça um cronograma de manutenção preventiva para garantir que equipamentos de ar condicionado, extintores de incêndio, redes de TI e demais itens de escritório estejam em pleno funcionamento.
Isso ajudará a evitar interrupções no dia a dia e a proporcionar um ambiente de trabalho seguro e confortável para seus membros.
2. Atualização de Tecnologia e Equipamentos
Mantenha-se atualizado com as últimas tendências em tecnologia e equipamentos de escritório para garantir que seu espaço de coworking ofereça as melhores soluções aos seus membros.
Isso inclui a atualização de software, a substituição regular de dispositivos obsoletos e a integração de soluções tecnológicas inovadoras que possam melhorar a eficiência operacional e a experiência do cliente.
3. Gestão Eficiente de Recursos
Implemente práticas de gestão de recursos que promovam a eficiência energética e a sustentabilidade ambiental no seu espaço de coworking.
Isso pode incluir o uso de iluminação LED, a instalação de sistemas de monitoramento de energia e a promoção de práticas de reciclagem entre os membros.
Reduzir o desperdício e adotar medidas sustentáveis não apenas contribui para o meio ambiente, mas também pode resultar em economia de custos a longo prazo.
4. Segurança e Conformidade
Priorize a segurança dos membros e do espaço de coworking, garantindo a conformidade com todas as normas de segurança e regulamentações locais.
Isso inclui a implementação de sistemas de segurança robustos, a realização de treinamentos de segurança regulares e a manutenção de registros precisos de conformidade.
Garantir um ambiente de trabalho seguro e protegido é essencial para promover a confiança e a tranquilidade dos membros.
5. Gestão Financeira e Contabilidade
Mantenha uma gestão financeira sólida e uma contabilidade precisa para monitorar de perto os custos operacionais e garantir uma alocação eficiente dos recursos financeiros.
Desenvolva um sistema de contabilidade transparente e estabeleça processos claros para faturamento, cobranças e gestão de inadimplências.
Isso ajudará a manter a saúde financeira do seu espaço de coworking e a tomar decisões estratégicas informadas para impulsionar o crescimento a longo prazo.
Ao adotar essas práticas recomendadas, você estará melhor preparado para manter a infraestrutura do seu espaço de coworking em ótimas condições e garantir uma gestão eficaz dos recursos disponíveis.
6: Dicas Finais e Conclusão
Dicas Finais:
1. Priorize a experiência do cliente: Coloque sempre as necessidades e o conforto dos seus membros em primeiro lugar para garantir a satisfação e a fidelidade à sua marca.
2. Promova uma cultura de colaboração: Incentive a interação entre os membros e promova eventos que promovam a troca de ideias e networking.
3. Mantenha-se atualizado com as tendências do mercado: Esteja atento às mudanças nas demandas e preferências do mercado e ajuste sua oferta de serviços de acordo.
4. Esteja aberto ao feedback: Use o feedback dos membros para melhorar continuamente seus serviços e operações.
5. Cultive parcerias estratégicas: Estabeleça parcerias com empresas e organizações relevantes para expandir sua rede e oferecer mais valor aos seus membros.
Conclusão:
Montar um espaço de coworking bem-sucedido requer um planejamento abrangente, uma estratégia de marketing eficaz, uma gestão operacional sólida e uma manutenção regular da infraestrutura.
Ao entender as necessidades do seu mercado-alvo e ao oferecer um ambiente de trabalho inspirador e funcional, você pode atrair e reter clientes de maneira duradoura.
Promovendo uma cultura de colaboração e networking, e ao investir em práticas sustentáveis de gestão de recursos, você pode garantir o crescimento contínuo do seu espaço de coworking.
Lembre-se sempre de se adaptar às mudanças e de manter um foco constante na qualidade do serviço para se destacar no mercado competitivo de espaços de trabalho compartilhados.
Esperamos que este guia tenha fornecido insights valiosos e informações úteis para ajudá-lo a iniciar e administrar com sucesso o seu espaço de coworking.
Desejamos a você todo o sucesso em sua jornada empreendedora!
